Ook de ambitie om transportkosten te verlagen? Hoe pak je dit nu precies aan?

De transport- en logistieksector toont tekenen van herstel na een turbulent 2023. Zoiets gaat altijd gepaard met weer interessante nieuwe uitdagingen voor zowel verladers als vervoerders. Inzicht in de kosten en jezelf in een positie brengen waardoor je deze pro-actief kunt beïnvloeden cq kunt reduceren is er zeker zo één.

Vanuit de praktijk zien we dat er op vele manieren besparingen te realiseren zijn. In deze blog lichten we er een aantal uit.

1. Digitaliseer administratieve taken.
Organisaties die op de juiste manier inzetten op digitalisering zien een stevige boost in productiviteit en werkplezier. Een belangrijke stap hierin is het standaardiseren en automatiseren van de communicatie tussen supply chain partners. Oftewel het digitaal delen van data en documenten door slim gebruik te maken van EDI en API. Minder papier, minder e-mails, minder telefoontjes en minder handelingen rondom salesorders, transportopdrachten, facturen, vrachtbrieven, etc. Het met elkaar ‘connecten’ stelt organisaties in staat om sneller te reageren op verstoringen, beter te plannen, risico’s te minimaliseren, klanttevredenheid te verhogen en over de hele linie dus ook kosten te verlagen. En ga je richting een Managed EDI platform dan zijn besparingen van 70% tot 90% op onderdelen geen uitzondering.

2. Real-time carrierallocatie op zendingnivo en via een tender.
Heb je zelf een TMS of maak je gebruik van een 4PL non-asset Control Tower dan kun je, zoals hierboven beschreven, je orders automatisch doorzetten vanuit je ERP naar je TMS of 4PL partner en daarmee al significant besparen. Vervolgens kun je als onderdeel van het transport inkoopproces meerdere vervoerders selecteren en contracteren en toewijzen aan specifieke lanes. Een TMS of 4PL onafhankelijke transportregisseur kan dan met behulp van dynamische carrier allocatie op zendingnivo meteen de best passende vervoerder toewijzen. Dit kan op basis van looptijden, specifieke zending specificaties zoals bijvoorbeeld ADR en ook de prijs.

De groep vervoerders die je hiervoor selecteert kun je bij elkaar brengen middels het uitvoeren van een tender. Een tender helpt zowiezo bij het vinden van de beste prijs-kwaliteit. Daarnaast stelt een tender je ook in staat om meerdere vervoerders direct zelf rechtstreeks te contracteren en daarmee bespaar je weer op de marge van tussenschakels. Zo kun je toewerken naar een optimaal aantal vervoerders qua dekking, prijs en benodigde capaciteit en ze middels dynamische carrier allocatie on-the-job toewijzen aan zendingen.

Tot slot kan het interessant zijn om een grote pakket aan een specifieke vervoerder toe te wijzen. Een vervoerder die dan wel precies past bij jouw zending profiel. Ook dit kan resulteren in een scherpere prijs.

3. Maak gebruik van tijdslotboeking of dockplanning.
Dockplanning of tijdslotboeken zorgt ervoor dat er geen onnodige wachttijden meer zijn. De rij met wachtende chauffeurs verdwijnt en daar wordt iedereen blij van. Vervoerders kunnen slots reserveren en weten wanneer ze verwacht worden. In de prijs kunnen vervoerders dan met een kort laad- losvenster rekening houden en voorkom je extra wachtkosten. Warehouse managers kunnen de benodigde personele en vloercapaciteit vervolgens ook daarop afstemmen. Door het meer evenredig verdelen van het laden en lossen over de dag voorkom je piekbelastingen. De besparing zit hierbij dus zowel in lagere wachtkosten vanuit vervoerders alsmede een betere personele bezetting op de eigen vloer.

4. Ken je ETA’s.
Net als bij dockplanning en tijdslotboeken is het weten van je ETA (Estimated Time of Arrival) cruciaal voor het managen van je transportkosten. Zoals bij dockplanning of tijdslotboeken helpt ook het weten van een ETA bij je personele capaciteitsplanning en efficiëntere organisatie van het werk.

Daarnaast helpt inzicht in touchpoints ook bij het zo goed mogelijk managen van kosten voor demurrage en detention, en, helpt het bij het eerder oppakken van allerlei voorbereidende werkzaamheden om het hele proces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen en verrassingen te voorkomen. Denk hierbij aan douane activiteiten, het op tijd klaar hebben van allerlei documenten, interne teams op de hoogte brengen en misschien zelfs ook het informeren van klanten.

5. Consolideer zendingen.
Een TMS of 4PL onafhankelijk transportregisseur beschikt over een scala aan manieren om zendingen slim te consolideren. Zo kun je bijvoorbeeld kijken naar delivery window optimalisatie: Kun je bijvoorbeeld in plaats van dagelijks leveren overstappen op om-de-dag leveren. Of een zending van morgen combineren met een zending van overmorgen door de eerste een dag later te versturen of de andere een dag eerder. Door de laad- en losdata en tijden slim op elkaar af te stemmen, kunnen meerdere transportopdrachten slim samenkomen in 1 transport. Dit leidt tot minder losse zendingen, minder kosten en minder lege kilometers.

Zo is het ook mogelijk om transportopdrachten met dezelfde afhaal- en afleverlocatie en dezelfde vervoerder financieel samen te voegen tot 1 zending. Ook dit leidt tot lagere kosten en minder administratieve handelingen. Een derde optie is om transportopdrachten met een afleverdatum en -adres in een bepaalde periode en straal, bijvoorbeeld 50 kilometer, slim te combineren. Dit noemen we geografisch consolideren.

Tot slot kan een 4PL non-asset partner ook als een 4C-center opereren. 4C staat hierbij voor Cross Chain Collaboration Center. Hierbij staat samenwerking over supply chains heen centraal met als doel vrachten te combineren, lege kilometers te reduceren en daarmee dus voor alle partijen kosten te besparen.

6. Durf los te laten en samen te werken.
Waar ben jij goed in en wat doe je het liefst? Organiseer je bijvoorbeeld nog zelf je transport maar is dat niet echt je core business? Verken dan eens de mogelijkheid om samen te werken met een 4PL non-asset Control Tower/4PL onafhankelijk transportregisseur.

Door de organisatie en optimalisatie van transport geheel of gedeeltelijk uit te besteden komt er binnen jouw organisatie tijd vrij. Tijd die je kunt besteden aan de groei van jouw business. Daarnaast hoef je geen investeringen te doen in hardware en software om een interne transportafdeling op te tuigen en bij te blijven. Door samen te werken profiteer je automatisch van de kennis en kunde van je partner en de mogelijkheden om supply chain overstijgend te besparen.

Tot slot, het begin met inzicht en opbouwen van vertrouwen
Je agenda en de waan van de dag gaan meestal samen op. Ook is het vaak niet eenvoudig om iedere keer weer opnieuw de juiste oplossingen te vinden en te implementeren. Daar komt nog bij dat iedereen wel goed is in iets, maar niemand is goed in alles. Het realiseren van besparingen begint bij het creëren van inzicht uit data, door pro-actief samen te werken met de juiste 4PL partners en vervoerders en gebruik te maken van slimme technologie. Hopelijk geven bovenstaande tips richting aan je ambitie om transportkosten verlagen. Mogelijk dat je ze niet allemaal toe kunt passen en er zijn er zeker nog meer dus zie dit als een startpunt en wanneer we ergens nog bij kunnen helpen, dan horen we het graag.