Incoterms: hoe zat het ook alweer?

Bij internationale handel draait alles om duidelijke afspraken: wie regelt het transport, wie betaalt de verzekering en wie is verantwoordelijk als er iets misgaat? Om hierover wereldwijd eenduidigheid te creëren, zijn er de Incoterms – voluit International Commercial Terms. Deze internationaal erkende regels leggen vast wie welke verplichtingen, kosten en risico’s draagt bij het vervoer van goederen. In deze blog vertellen jouw alles over Incoterms en waarom de juiste Incoterm kiezen belangrijk is.

In de logistieke sector zijn Incoterms onmisbaar. Ze scheppen duidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor transport, verzekeringen en douaneformaliteiten. Door die helderheid verkleinen ze de kans op misverstanden en geschillen, wat vertragingen en onverwachte kosten kan voorkomen. Bovendien specificeren Incoterms exact op welk moment het risico en de kosten overgaan van verkoper naar koper, wat zorgt voor een transparante en efficiënte handelsrelatie.

Veelgebruikte Incoterms

Er bestaan meerdere Incoterms, elk met hun eigen verdeling van verantwoordelijkheden. Enkele van de meest gebruikte zijn:

• EXW (Ex Works): De verkoper stelt de goederen ter beschikking op zijn eigen locatie (fabriek, magazijn, etc.). De koper draagt vanaf dat punt alle kosten en risico’s, inclusief laden, transport, verzekering en douaneformaliteiten. Dit geeft de verkoper minimale verplichtingen, maar legt maximale verantwoordelijkheid bij de koper.
• FOB (Free On Board): De verkoper draagt alle kosten en risico’s tot de goederen veilig aan boord van het schip zijn geladen. Vanaf dat moment neemt de koper het over. Vaak gebruikt bij zeevracht.
• CIF (Cost, Insurance and Freight): De verkoper regelt en betaalt transport en verzekering tot de overeengekomen haven van bestemming. Het risico gaat echter al over op de koper zodra de goederen op het schip zijn geladen. Geschikt voor kopers die vooraf zekerheid willen over transportkosten, maar zelf het risico beheren.
• DDP (Delivered Duty Paid): De verkoper neemt álle kosten en risico’s op zich tot de goederen zijn afgeleverd bij de koper, inclusief invoerrechten en belastingen. Voor de koper de meest zorgeloze optie.

Waarom de juiste Incoterm kiezen belangrijk is

Het kiezen van de juiste Incoterm is geen formaliteit, maar een cruciale stap in een soepele internationale logistieke operatie. Met de juiste afspraken:

• Weten beide partijen precies waar ze aan toe zijn.
• Worden kosten en risico’s eerlijk verdeeld.
• Voorkomen bedrijven onnodige vertragingen of geschillen.

Let op: wat Incoterms níet regelen

Incoterms leggen wél vast hoe verantwoordelijkheden, risico’s en kosten worden verdeeld, maar regelen niet alles. Zaken zoals betalingstermijnen, eigendomsoverdracht, productkwaliteit of wat er gebeurt bij contractbreuk vallen buiten hun scope. Deze punten moeten altijd apart contractueel worden vastgelegd.

Veelvoorkomende fouten en valkuilen bij het toepassen van Incoterms

Het verkeerd toepassen van Incoterms kan leiden tot onverwachte kosten, onvoldoende verzekeringsdekking of vertragingen bij de douane. Veelgemaakte fouten zijn:

• Een term kiezen die niet past bij het gekozen transportmiddel.
• Niet controleren welke kosten (zoals terminal handling) wel of niet inbegrepen zijn.
• Aannemen dat de Incoterm automatisch eigendomsoverdracht regelt.

Extra kosten: Terminal Handling Charges (THC)
Bij sommige Incoterms, zoals CPT of CFR, zijn Terminal Handling Charges niet standaard inbegrepen. Deze kosten worden vaak door havens of terminals apart in rekening gebracht. Stem dit vooraf duidelijk af om verrassingen te voorkomen.

Belangrijke updates in Incoterms 2020

De Internationale Kamer van Koophandel heeft de huidige versie, Incoterms 2020, voorzien van enkele wijzigingen:

• voor zowel koper als verkoper.
• Uitgebreidere toelichtingen en gebruiksvriendelijkere opmaak om de juiste keuze te vergemakkelijken.

Douanewaarde en Incoterms

De gekozen Incoterm kan invloed hebben op de berekening van de douanewaarde. Afhankelijk van de term kunnen transport-, verpakkings- en royaltykosten worden meegerekend of juist afgetrokken. Dit kan direct gevolgen hebben voor de invoerrechten en btw die je betaalt.

Up-to-date blijven

Of je nu exporteert of importeert, het is essentieel om altijd de juiste Incoterm te gebruiken en op de hoogte te blijven van wijzigingen. Dat voorkomt onverwachte kosten en zorgt dat je logistieke keten efficiënt blijft functioneren.

Let op: Dit artikel schetst de hoofdlijnen van Incoterms. De toepassing ervan kan per zending en per contract verschillen. Controleer dus altijd vooraf of de gekozen Incoterm correct is toegepast, en of alle afspraken over kosten, risico’s en douaneformaliteiten kloppen.