ICS2: Strikte handhaving vanaf 1 september – bent u voorbereid? 

Vanaf 1 september 2025 treedt de volledige handhaving van het Import Control System 2 (ICS2) in werking voor wegtransport naar of via de EU. Dit betekent dat iedere vrachtwagen die aan de EU-grens arriveert, vóór aankomst een volledige Entry Summary Declaration (ENS) moet hebben ingediend. 

Ontbreekt deze aangifte of is deze onvolledig? Dan mag de vrachtwagen de grens niet passeren. In de praktijk kan dit leiden tot aanzienlijke vertragingen, weigering van toegang en verstoring van leveringen. In deze blog vertellen we alles over de verandering met ICS2

Wat is ICS2?

Het Import Control System 2 is het vernieuwde EU-programma voor veiligheid en beveiliging bij goederenstromen. Het vervangt ICS1 en introduceert uitgebreidere en eerdere indiening van verzendgegevens.

De derde fase van ICS2, die nu ingaat, heeft grote impact: naast lucht- en zeevracht vallen nu ook wegtransport, spoorvervoer en binnenvaart onder de ENS-verplichting. Het doel is helder: mogelijke veiligheidsrisico’s identificeren vóórdat goederen de EU binnenkomen. 

Wat is een ENS?

De Entry Summary Declaration is een digitale, pré-arrival aangifte met alle essentiële informatie over de lading. Deze wordt elektronisch ingediend bij de EU-douane voordat de goederen arriveren. De ENS bevat onder andere:

• Gegevens van verzender en ontvanger
• Beschrijving van de goederen, inclusief HS-codes
• Transportinformatie zoals vrachtwagenregistratie en route
• Veiligheids- en beveiligingsinformatie voor risicobeoordeling

Een belangrijk onderdeel daarvan is de goederenbeschrijving. Die moet duidelijk maken wat de goederen zijn, waar ze van gemaakt zijn en waarvoor ze worden gebruikt. Vermeld bij merkartikelen altijd merk en modelnummer en gebruik nooit alleen een interne productcode. Autoriteiten gebruiken deze informatie om btw en invoerrechten vast te stellen én om te beoordelen of de goederen überhaupt de EU binnen mogen. Hoe specifieker de omschrijving, hoe kleiner de kans op vragen of vertragingen aan de grens.

Wat verandert er concreet?

Met ICS2 verandert niet alleen de hoeveelheid gegevens, maar ook de manier waarop je deze moet aanleveren. De Aankomstnotificatie (NA) en de ENS dien je voortaan in via de nieuwe Shared Trader Interface (STI). Voor beide aangiften gelden aangepaste systeemspecificaties. Bovendien vraagt de ENS nu om extra informatie, zoals:

• De volledige goederencode (HS-code)
• Details over de verpakking
• En het totale gewicht van de zending

Een deel van deze informatie moet je al eerder beschikbaar stellen: de zogeheten pre-load gegevens. Dat vraagt om een andere manier van werken en om nauwe samenwerking met je softwareleverancier. Zorg dat je systemen tijdig zijn aangepast, zodat je zonder problemen kunt aansluiten op de STI.

Wie krijgt hiermee te maken? 

• Wegvervoerders: moeten zorgen dat de ENS volledig is ingediend vóór aankomst aan de grens.
  
• Expediteurs: verzamelen en delen de benodigde gegevens tijdig met vervoerders en verladers.
  
• Douane-expediteurs: dienen nauwkeurige ENS-aangiften in bij de EU-douane. 

Zelfs zendingen die alleen door de EU worden vervoerd op weg naar een bestemming buiten de EU, vallen onder deze verplichting. 

Waarom is dit belangrijk? 

• Operationeel: een ontbrekende of foutieve ENS betekent vertraging of weigering aan de grens.
  
• Financieel: vertragingen kunnen leiden tot boetes, extra kosten (zoals liggeld) en verlies van klantvertrouwen.
  
• Procesmatig: alle verzendgegevens moeten eerder in het logistieke proces beschikbaar zijn, waardoor samenwerking en datakwaliteit belangrijker worden dan ooit. 

IDS houdt uw supply chain in beweging

Als onafhankelijk transportregisseur ondersteunt IDS u bij een soepele implementatie van ICS2. We helpen u om gegevensstromen te optimaliseren, processen aan te passen en risico’s aan de grens te minimaliseren. Zo blijft uw logistiek efficiënt, compliant en toekomstbestendig.

Neem contact met ons op om te ontdekken hoe wij u kunnen helpen bij naleving van ICS2 en het versterken van uw supply chain. 

Dat is de kracht van samen. Dat is de kracht van IDS.